What will be your role?

Le/la chargée de gestion sera le point focal en charge de la comptabilité et du budget de l’agence, de la gestion des bureaux et de l’immobilier, des ressources humaines et sera l’assistant(e) de direction de la Directrice Pays.
Il/elle travaillera sous la supervision de la Directrice Pays de l’AFD et du Directeur Pays Adjoint. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la direction régionale basée à Nairobi.
Le poste est basé à l’agence de l’AFD à Dar Es Salaam. La majeure partie des missions se déroulera à Dar Es Salaam, mais certaines activités pourront exceptionnellement nécessiter des déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur du pays.

Activités principales :
Comptabilité et budget
Trésorerie
Gestion des relations avec la banque
Suivi et classement des relevés M-Pesa et des comptes bancaires
Paiement des fournisseurs et des administrations par virements et chèques
Suivi des factures et des pièces comptables, envoi à la direction régionale
Tenue d’un tableau Excel pour le suivi des principales dépenses
Budget
Préparation, suivi et reporting du budget de l’agence en lien avec la direction régionale
Inventaires physiques et suivi des achats d’actifs

Gestion du bureau, gestion immobilière, administration
Gestion de tous les contrats liés aux résidences de l’AFD, aux bureaux, véhicules, assurances, sécurité, fournitures de bureau, etc.
Responsable de la supervision et de l’entretien des bureaux et des résidences de l’AFD, en accordant une attention particulière à la sécurité, au bon entretien et aux relations avec les différents fournisseurs, entreprises et propriétaires pour les travaux/entretiens à effectuer
Préparation et suivi de toutes les démarches administratives et renouvellements des documents légaux (visas, permis de travail, certificats d’exonération), achat d’équipements détaxés concernant le personnel expatrié de l’AFD et leurs familles
Rédaction des notes de service pour assurer la bonne organisation du bureau
Gestion des archives

Ressources humaines (RH)
Préparation des fiches de paie, déclarations sociales et fiscales
Suivi des congés, arrêts maladie et absences
Vérification et paiement des per diem de mission pour l’équipe
Appui aux recrutements et renouvellements de contrats

Assistant(e) de la Directrice Pays de l’AFD
Planification et gestion du calendrier
Rédaction de correspondances et tâches de secrétariat pour la Directrice
Soutien à l’organisation des missions et réunions de la Directrice

Le poste est à pourvoir dès que possible en mai. Le contrat proposé est un contrat local à durée déterminée de 3 ans.